Meetings müssen besser werden

Meister Entscheidungen, Management Leave a Comment

Ich komme gerade eben aus einem Workshop – Titel: Wie können wir effizienter (zusammen)arbeiten?

Es stellte sich schnell heraus, dass der größte Effizienzfresser in dieser Organisation die dort herrschende Meetingkultur war. Die Teilnehmer waren aber alles andere als Berufsanfänger. Mit der üblichen Ratgeber-Besserweiß-Liste (Agenda, Spielregeln, Ownerschaft etc.) war es scheinbar nicht getan. Die kannte jeder. Aber niemand änderte was.

Ein Punkt unter anderen: Den Beteiligten war so nicht bewusst, dass es nicht das „EINE“ Meeting gibt, sondern eigentlich sehr unterschiedliche Typen von Zusammenkünften:

  1. Status- und Informationsmeetings
  2. Problemlösungsmeetings
  3. Kick-Offs und ähnliches
  4. Entscheidungsmeetings
  5. Kaffee- oder Rauchereckenmeetings
  6. Teambildungsaktivitäten

Grundsätzlich erfordern diese Typen (z.B. Statusmeeting und Entscheidungsmeeting)ganz unterschiedliche Rahmenbedingungen: Einmal sollte der gesteckte Zeitrahmen oberste Priorität sein, ein andermal muss gemeetet werden, bis das Ergebnis feststeht. Es gibt so eine Art magisches Meetingdreieck – und je nach Typ des Meeting ist die Priorität der Rahmenbedingung unterschiedlich.

Das Problem ist, dass wir oft alle Typen in einen Termin zusammenbacken.Entscheidung, Status, Information, Teambildung und Problemlösung bilden einen klebrigen Meetings-Eierkuchen. Und dann wundern wir uns, dass alle irgendwie unzufrieden sind, weil so eine Zusammenkunft zu einer never ending story mit viel zu viel Teilnehmern mutiert.

Am Ende des Workshops kam eine ganz interessante Liste heraus:

  • Wir versuchen ab morgen, die unterschiedlichen Typen konsequent  zu trennen.
  • Auf ein Status- und Infomeeting könnte auch verzichtet werden, es gibt Alternativen der Informationsverteilung (das allerdings ist schon radikal).
  • Wenn Statusmeeting, dann extrem durchgetaktet mit einemverlässlichen Ende.
  • Meetingende nicht zur vollen oder halben Stunde, sondern auf .50 oder .20: Gibt Zeit für den Übergang ins nächste Treffen.
  • Nicht auf die Hierarchen warten, um die Meetingkultur zu ändern:Ruhig den Meetingowner fragen, ob auch mal eine Moderation durch einen Mitarbeiter versucht werden kann. Und wenn ja, dann diesem auch das Mandat geben, das Meeting zu steuern.
  • Wenn virtuelle Meetings anstehen: Nicht glauben, dass jeder die Technik blind beherrscht.
  • Teilnehmern erlauben, das Meeting zu verlassen. Es wird nicht als Desinteresse gewertet.
  • Durchaus am Ende des Meetings kurz reflektieren, ob das gut oder mal wieder stark verbesserungswürdig war. Und Schlüsse für die nächste Zusammenkunft ziehen. Gelegenheiten gibt es zuhauf.
  • Die Königsdisziplin des Meetings ist das Entscheidungsmeeting.Da müssen dann aber alle bei der Sache sein, vorbereitet kommen und nicht nebenbei noch die Welt retten wollen. Die Teilnehmer auf diesen Punkt genau briefen, ggfs. vorher ansprechen und vorbereiten. Gute Nachricht: Das sind die wirklichen wichtigen Zusammenkünfte, von denen es gar nicht soo viele gibt.

Wenn wir verstehen, welch ungeheuren Ressourcen durch ineffiziente Meetings gebunden werden, reicht es nicht aus, wenn alle Beteiligten wissen, wie es besser gehen könnte. 

Man muss es auch tun…. 

Wem das alles zu trocken ist: https://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ

Übrigens: das tolle Mindmap-Beitragsbild ist von Michaela Kühn, proud member of the Wuttke-Team…

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